Kommunmarknaden är ett aktivt forum med ett personligt grepp som talar till alla sinnen vid mötet med kunderna - de nya och de gamla. Utställarnas produkter blir levande, de går att smaka och lukta på, prova och beröra. Direkt kontakt uppstår utan svårighet.

Ett framgångsrikt deltagande kräver en omsorgsfull förberedelse, ett aktivt grepp under evenemanget och en effektiv uppföljning. Om alla skeden är välplanerade ger investeringen avkastning länge efter evenemanget.

Kommunmarknaden, som arrangerats sedan 1994, är ett unikt tillfälle att träffa anställda och beslutsfattare från kommunerna och statsförvaltningen i Finland. Den offentliga sektorns upphandlingsmarknad som går på närmare 11 miljarder euro finns i Kommunernas hus, adress Alpgatan 1 (besöksadress under marknaden), i Helsingfors alltid under två dagar i september, i år 12-13.9.2007.

Kommunmarknaden arrangeras av Finlands Kommunförbund och Kuntalehti.

1. De framgångsrikas val

Kommunmarknaden är som evenemang unikt i Finland. Kommunförbundet och Kuntalehti är som arrangörer experter på och förespråkare för den offentliga förvaltningen. Besökarna är anställda och beslutsfattare inom den offentliga förvaltningen.

På Kommunmarknaden uppstår en direkt växelverkan mellan företaget och kunderna. Kontakten förstärks av att kunderna kommer till marknaden av egen fri vilja. Det breda utbudet är en av de viktigaste attraktionsfaktorerna. En utredning visar nämligen att besökarna kommer till marknaden för att bekanta sig med nya produkter, träffa gamla affärskontakter och hålla sig à jour med utmaningarna i den rådande situationen.

Eftersom Kommunmarknaden är det enda finländska evenemanget för offentliga sektorns anställda kan man med fördel delta i evenemanget som ett återkommande led i företagets marknadsföring. Marknadsföringsåtgärderna stödjer varandra och det är värt att ta med direkt- och webbreklam i marknadsföringen.

Kommunmarknaden är inte bara ett försäljnings- och marknadsföringsevenemang utan också en möjlighet att hålla sig à jour med marknaden och konkurrenterna. På plats kan man också ta del av vad inflytelserika beslutsfattare inom offentliga förvaltningen anser om de mest aktuella frågorna inom den offentliga sektorn. Utredningen visar att det enda måttet på ett lyckat deltagande inte är att man gör affärer på Kommunmarknaden, utan till utställarnas viktigaste mål hör också att stärka sitt varumärke och företagets image.

Kommunmarknaden är ditt val när du har som mål:

--försäljning
o- öka försäljningen
o- skaffa nya kunder
o- samla tips
o- utöka kontaktnätverket

--skötsel av kundrelationer
o- fördjupa relationerna till de existerande kunderna
o- instruera kunderna i att köpa mera produkter av företaget
o- samla in uttalanden av kunder
o- återuppliva gamla kundrelationer

--marknadsundersökning
o- testa nya produkter
o- undersöka hur väl kampanjen faller ut
o- samla in respons om marknaden

--uppbyggnad av ett varumärke
o- göra varumärket kändare
o- positionera varumärket
o- undervisa genom att åskådliggöra
o- sätta fart på investerarnas intresse
o- utveckla en ny marknad

--stöd till försäljning
o- hitta nya distributionsvägar
o- ge stöd till återförsäljarna
o- öka ditt anseende som en god samarbetspartner

Samla på dig fakta

Kommunmarknaden är årets viktigaste evenemang och mötesplats för yrkesfolket och beslutsfattarna. Besökarna kommer till Kommunmarknaden för att få information till stöd för sina upphandlingsbeslut, bekanta sig med nya produkter och möta samarbetspartners. Enligt yrkesmänniskorna är Kommunmarknaden den viktigaste informationskällan efter facktidskrifterna.

2. Fokusera, sikta och få in en fullträff

Företagets medverkan på Kommunmarknaden utgår från planering och planeringen utgår från mål. Vad vill man nå? En god utgångspunkt är att definiera målen som styr besluten och som ger hela deltagandet en inriktning. Ett konkret, skriftligt mål hjälper att fördela resurserna. Som bäst är målet enkelt, realistiskt och klart formulerat.

Se ändå upp med att sätta upp alltför många mål, då når du kanske inte ett enda. Ett mål kan ju också vara att synas vid det viktigaste evenemanget i branschen. Vilket budskap ger då ett företag som inte är med på Kommunmarknaden?

Är ditt mål att:
-- öka försäljningen
-- lansera en ny produkt eller tjänst
-- erövra en ny marknad
-- stärka kundrelationer
-- upprätta ett kundregister?

På Kommunmarknaden lyckas detta!

Vill du:
-- förbättra företagets image
- förstärka försäljnings- och distributionsnätet
-- hålla dig à jour med dina konkurrenter
-- testa produkter och marknader
-- få nya kunder?

Delta i Kommunmarknaden!

Nå kunderna

Inte ens en bra utställningsmonter ger resultat, om kunderna inte hittar den. Se alltså till att dina kunder vet att du är med på Kommunmarknaden. Du kan skräddarsy en annons i Kuntalehti, en skriftlig eller muntlig inbjudan, e-post eller direktmarknadsföring - det som bäst passar företagets image. En lyckad inbjudan sätter fart på dina kunder. Utställarna på Kommunmarknaden får motta inbjudningar med företagets namn och utställningsmonterns nummer.

På Kommunmarknadens webbplats finns det också logotyper som företaget fritt kan använda på sina tryckalster eller webbsidor. Du kan också skapa en länk från ditt företags sidor till www.kommunmarknaden.fi

En budget behövs alltid

Eftersom kostnaderna för deltagandet i Kommunmarknaden ingår i företagets marknadsföringsbudget är det lätt att besluta om deltagandet i god tid. Den första kontakten till försäljarna i utställningsmontern kan ha knutits redan under förra Kommunmarknaden eller genast efter den.

En enkel marknadsföring på Kommunmarknaden består av fem delar: hyrning av platsen, planering och uppmontering av utställningen, personal, marknadsföringskommunikation och information samt transport- och resekostnader.

Underlag för budgeten:
--hyra för platsen
--planering
--uppmontering
--dekoratörsarbeten
--uppmontering och nermontering (om det inte är en färdig monter)
--transporter, spedition och försäkringar
--övriga tekniska kostnader, till exempel elanslutningar och telekommunikationsförbindelser
--information, reklam, tryckalster
--affärsgåvor, tävlingspriser, representation
--kringtillställningar och servering
--personalkostnader

3. Det välplanerade är till hälften gjort

En möjlig idé: Nytänkande och stil

Att arrangera ett stort och livligt evenemang på Kommunernas hus är en utmaning. Men det ger också företagen ett intressant tillfälle att profilera sig på ett annorlunda sätt. Det finns många möjligheter att utforma utställningen och därför är det värt att diskutera idéerna med våra mässbyggare i god tid. Skyltningen och uppmonteringen utgår från företagets egen visuella linje: färgerna, formerna, linjerna och fonterna. Att montera upp en utställning på Kommunmarknaden är ingen enskild satsning utan den ska stödja företagets marknadsföringskommunikation och stärka företagets image.

Märk väl att om du inte planerar eller uppför din utställning själv ska du ge din underleverantör kontaktuppgifterna till våra utställningsbyggare!

Var modig och våga genomföra sådant som avviker från det vanliga. Konstruktioner och affischer från tidigare evenemang kan givetvis återanvändas på Kommunmarknaden.

Satsa alltid på yrkesskicklighet

Att planera en fungerande utställningsmonter kräver yrkesskicklighet och erfarenhet. Utställningarna på Kommunmarknaden byggs upp av Globex Oy som har gedigna yrkeskunskaper och som är förtrogen med marknadsevenemanget. Personalen beaktar framläggningen av produkterna, in- och utgångar, sittgrupper, övriga möbler, belysningen, aktiviteter, förhandlings- och servicerum. När montern planeras bör man alltid komma ihåg företagets mål för Kommunmarknaden och försöka bygga upp en utställning enligt dem. Viktigt i beaktandet av kunderna är också serveringen som ordnas för montern. Servering kan planeras med och beställas hos vår restaurangservice, telefon (09) 771 22 83 eller via utställarnas extranet.

Du kan också köpa en monter i ett färdigt paket med möbler och belysning. Då behöver utställaren bara infinna sig på plats med sina produkter.

I bästa fall fungerar utställningen som företagets visitkort. De passerande borde på ett ögonblick få en uppfattning av vad företaget gör, vad det kan, hur det fungerar och ger service. Mitt i det enorma utbudet är detta en svår men inte omöjlig uppgift.
Planera en tydlig utställning, erbjud inte för mycket information. Sammanfatta ditt budskap och fokusera på det som är mest intressant och viktigt för marknadsbesökaren.

4. Kommunmarknaden inleds!

Kommunmarknaden är en interaktiv kanal som ger information i realtid. Därför är det viktigt att alla som arbetar i montern har en klar och tydlig bild av sin uppgift och företagets mål för marknaden.

Det behövs både tekniska experter och försäljningspersonal i montern. Det finns också skäl att komma överens om vem som är utställningsansvarig. Man ska informera personalen om varför man har kommit till Kommunmarknaden, vem som ansvarar för vad och om andra praktiska saker.
Enhetliga, snygga kläder, en genomtänkt färgskala, pinser och utställarkoder hjälper kunderna att skilja åt personalen från marknadsbesökarna.

Avsikten är att få kunderna att stiga in i montern och att väcka deras intresse för företagets produkter. Lockbeten kan vara spel, deltagande i lotterier eller servering. En rolig tävling eller festlig servering räcker ändå inte för att locka de rätta kunderna till utställningen.

Besökaren tillbringar i snitt 7-8 timmar på Kommunmarknaden. Man har beräknat att demonstratörerna i utställningsmontrarna har 5-15 min. på sig att göra ett intryck på besökarna som överskrider förväntningarna. Att möta kunder kräver mod och initiativförmåga.

Det är bara en aktiv insats från personalens sida som får en jäktad kund att stanna upp!

Ett utmärkt sätt att inleda ett samtal är att ställa en fråga som går att besvara med ja eller nej. Man ska vara hänsynsfull och intresserad och frågan ska anknyta till besökarens yrke eller företagets affärsverksamhet.
Samtalet leder till utbyte av åsikter och kanske till en ny kundrelation.

Musik på avdelningen

Enligt 47 - i upphovsrättslagen ska ersättning för offentligt framförande av ljudupptagningar betalas till artisterna på och producenten för ljudupptagningen. Mera information finns på www.gramex.fi

Om musik spelas i samband med marknaden och utställningarna behövs ett tillstånd från Teosto. Ersättning betalas enligt gällande tariff. Tillstånd krävs oberoende av om musiken kommer från skiva, kassett, tv, radio eller om den framförs på plats som ett uppträdande. Utställaren ansvarar för att skaffa tillståndet att spela musik i montern och för musik som framförs vid de jippon utställaren ordnar.
Mera information finns på www.teosto.fi

Akustiken i Kommunernas hus är sådan att man i en utställningsmonter måste ta stor hänsyn till bredvidliggande montrar. Om ni vill spela eller framföra musik kan ni göra det i små portioner några gånger under dagens lopp. Det är värt att diskutera saken i förväg med Kommunmarknadens kansli.

Information är lockande

Ett informationsinslag är ett bra sätt att samla kunder. Utställarföretagen kan hålla anföranden på 20 minuter en gång per dag. Om du vill ordna ett informationsinslag kontakta Marianne Sinkkonen.

5. Efter Kommunmarknaden

Efter Kommunmarknaden återstår det största arbetet. Besökarna har lämnat önskemål om tilläggsmaterial, produkter och bett företaget att ta kontakt. Dessa ska besvaras omedelbart medan man fortfarande kommer ihåg dem. Skicka besökarna ett tackkort, en påminnelse eller ett erbjudande.

Veckan efter Kommunmarknaden skickas kund-/besökarregistret till ditt företag. Håll orderböckerna framme, för kontakter kan knytas veckor eller månader efter marknaden. Om du så önskar kan företaget hyra en apparat för streckkodning för att koda dem som besöker montern. Närmare upplysningar, Kauko Mononen, Procode Oy, kauko.mononen-procode.fi

Ett responsmöte kan med fördel hållas genast efter Kommunmarknaden. Vad var bra och vad bör förbättras? Slutrapporten är en viktig del av de åtgärder som vidtas i efterskott. Ge också Kommunmarknadens arrangörer respons, så att evenemanget utvecklas i enlighet med dina önskemål.

Frågor i efterdyningarna av Kommunmarknaden:
- hur många kunder besökte utställningen?
- vilka var de?
- var kunderna inbjudna, var de nya eller gamla?
- hur många affärer gjordes och hurdana förhandlingar fördes?
- knöts några nya kontakter?
- stärktes de gamla kundrelationerna?
- hurdana fortsatta åtgärder kom man överens om?

Kommunmarknaden - aktuell året runt

Att komma ihåg 12 månader före Kommunmarknaden eller i ett så tidigt skede som möjligt:
1 - reservera utställningsmonter hos Suomen Business Viestintä,
010 66 51 06, heikki.macklin-sbv.fi
2- underteckna bekräftelsen och återsänd den till Suomen Business Viestintä
3- utse en kontakt-/ansvarsperson(er)
4- skicka blanketten med basuppgifter till Kommunmarknadens kansli
5- sammanställ en arbetsgrupp
6- inled planeringsarbetet

Att komma ihåg 10-6 månader före Kommunmarknaden:
1- reservera tid för informationsinslag av Marianne Sinkkonen, tfn (09) 771 26 36, marianne.sinkkonen-kommunforbundet.fi
2- förhandla med utställningsbyggaren om planen för byggandet av utställningsmontern, Globex, Marketta Karivuo, tfn 010 617 13 01, marketta.karivuo-globex.fi

Att komma ihåg 3 månader före Kommunmarknaden
1 - om du behöver mer än 300 st. inbjudningskort beställ dem från Kommunmarknadens kansli
2 - beställ passersedlar
3 - planera och beställ serveringen
4 - lämna uppgifterna till Kommunmarknadens kansli
5 - boka resor och inkvartering
6 - beställ broschyrer, tryckalster och affärsgåvor

Att komma ihåg 2-1 månad före Kommunmarknaden:
1- reservera annonsutrymme i Kuntalehti från Suomen Business Viestintä, Heikki Mäcklin
2 - beställ telekommunikationsförbindelser på extranet
3 - beställ möbler och grönväxter på extranet
4 - beställ lunch- och kaffekuponger samt servering för utställningen på extranet
5 - reservera bord i restaurangen på extranet
6 - skriv pressmeddelanden
7 - skicka inbjudningar till kunderna

Att komma ihåg en vecka före Kommunmarknaden
1 - träna personalen i utställningsmontern
2 - sköt försäkringar, transporter och spedition

Sammanfattning:
- skicka blanketten med basuppgifter till Kommunmarknadens kansli genast efter att du undertecknat bekräftelsen
- om du vill ordna ett informationsinslag på 20 minuter reservera då tid hos Marianne Sinkkonen,
- gör i tid upp en plan för din utställning och få den godkänd hos Globex Oy, Marketta Karivuo (såvida du inte har beställt en färdig monter)
-beställ på extranet det du behöver av elanslutningar, telekommunikationsförbindelser, möbler, servering och reservera bord i restaurangen
- utbilda demonstratörerna så att de bemöter kunderna aktivt och modigt. De bör vara förtrogna med företagets mål för Kommunmarknaden. Var och en som besöker utställningen är en potentiell kund eller kan ge en blivande kund information!

Välkommen att vara med - ta din del av upphandlingspengarna inom den offentliga förvaltningen!

Marianne Sinkkonen
marknadsföringschef
Kommunmarknaden